先檢視這一年，才算交接完成
今年的周年大會、周年申報表、幾個月前簽的決議，逐項跟記錄核對。未完成的先標出來，仍在限期內的就補上。
OCTIS 香港 • 更換公司秘書
年中轉秘書，已申報的先查清楚
一般的交接只是轉移委任，並相信離任秘書說「全都申報好了」。我們在宣布轉換完成之前，先核對記錄。
- 我們去聯絡你現任的秘書，把記錄搬過來，你不用追任何人
- 我們把今年的周年大會、周年申報表和決議，跟記錄核對，尚未完成的先標出來
- 登記冊、決議和會議記錄簿搬進你的儀表板，公司註冊處的每個日期都有人追
為何選 OCTIS
由我們寫信給現任秘書
你只要給我們姓名、電話和電郵，再簽一份授權書。不用跟對方開口，也不用解釋為何要走。
記錄完整地搬過來
我們向離任秘書取回法定登記冊和會議記錄簿，搬進你的儀表板，可搜尋、隨時打開。你不用重新輸入。
辭任和委任通知公司註冊處
我們協調離任秘書辭任和我們的委任，並在 15 天限期內以 ND2A 表格通知公司註冊處。離任秘書確認後通常需要數天，這部分要看對方的進度。
從第一天起每個日期都有人追
換秘書，限期不會暫停。仍未到期的事項都有人追，每個限期前都會提醒你。
為本來就要換手的公司而設
現任秘書很難聯絡
電郵沒人回，只有限期前才收到消息。之後由我們接手，你不用再追。
換了股東或董事的公司
人事有變，秘書往往也該換。新團隊接手之前，我們先核對上一班人留下的記錄。
搬了城市或國家的公司
你在隔壁時，舊秘書很方便。我們全程在網上交接，距離不再是問題。
辦理流程
四步轉過來
01
發來現時的帳單
用 WhatsApp 發來你現在付給秘書的帳單，拍張照就行。我們按它報價，最高減 30%，至 2026 年 12 月 31 日。
02
簽一份授權書
你把現任秘書的姓名、電話和電郵給我們，再用電子方式簽一份授權書。你要做的就這些。
03
我們聯絡你現任的秘書
我們寫信給對方，取回登記冊和會議記錄簿，並協調對方辭任和我們的委任，在 15 天內以 ND2A 表格通知公司註冊處。30 天退款保證，有效至我們首次聯絡對方為止。
04
先檢視這一年，日期由我們追
我們把已申報的和要申報的逐項核對、標出未完成的，並搬入你的記錄。之後每個日期從第一天起都有人追。
換手不該漏掉任何一項申報
委任可以轉移，之前發生的事卻不會因此消失。核對不能改變過去，但跳過核對，只是讓你日後才發現，而且是按公司註冊處的時間表，不是你的。我們在交接期間就核對，趁還來得及申報。
立即轉過來
其他服務也一併轉過來
會計和稅務，同樣按你現時的帳單報價，最高減 30%，至 2026 年 12 月 31 日。
乾淨的交接要做對甚麼
年中交接要做對的四件事
1看記錄，不是聽說法
今年實際申報了甚麼，在接手時核對，而不是只聽離任秘書說一切妥當。
2辭任與委任，已提交
離任秘書辭任，我們獲委任，更換須在 15 天內以 ND2A 表格通知公司註冊處。這部分只是文書工作。
3未完成的，都完成
今年的周年大會、周年申報表，或已簽署但可能未提交的決議，都會標出並處理，不會默默帶過去。
4責任沒有中斷
根據《公司條例》（第 622 章），合規責任在公司和董事身上，不是持有委任的人。換秘書，改變的是之後由誰申報，並不會把公司在轉換當日的狀況歸零。
常見問題
轉秘書時，怎麼知道哪些已經申報了？
接手時，我們先檢視你的申報狀況，把尚未完成的標出來，而不是假設離任秘書的說法完整無誤。在宣布交接完成之前，你會看到哪些已確認完成、哪些仍未完成。
交接時發現有逾期項目怎麼辦？
它會在交接過程中被標出並處理，不會阻止轉換，也不會被隱瞞。趁轉換時發現，正是核對的目的；否則就是日後發現時，已經逾期。
我要自己通知現任秘書嗎？
不用。你把對方的姓名、電話和電郵給我們，我們親自寫信給他們，並附上你簽署的授權書。我們向對方取回法定記錄，並與公司註冊處協調對方辭任和我們的委任。你不用向對方開口、不用解釋為何要走，也不用追任何人。
轉過來我要做甚麼？
三件事，其中一件可選。告訴我們現任公司秘書是誰，包括姓名、電話和電郵。以電子方式簽一份授權書。有的話，可以另外上傳最新的周年申報表和經審計帳目；沒有也不要緊，我們會向離任秘書取回。之後的一切由我們處理。
轉過來後改變主意，可以退款嗎？
可以，但有限度。轉公司秘書到 OCTIS，受我們的 30 天退款保證保障。須在購買後 30 天內以書面提出，並在我們首次聯絡離任秘書、開始轉換之前。之後交接和接手的成本已經開始，保證就不再適用。
現任秘書做得不錯，還需要轉嗎？
如果現任秘書做得好，而你對其他後台服務也沒有興趣，為轉而轉並不值得。這項服務適合本來就要換手的公司，或想把秘書、會計和稅務放在同一處的公司。