先检视这一年，才算交接完成
今年的周年大会、周年申报表、几个月前签的决议，逐项跟记录核对。未完成的先标出来，仍在期限内的就补上。
OCTIS 香港 • 更换公司秘书
年中换秘书，已申报的先查清楚
一般的交接只是转移委任，并相信离任秘书说“全都申报好了”。我们在宣布转换完成之前，先核对记录。
- 我们去联系你现任的秘书，把记录搬过来，你不用追任何人
- 我们把今年的周年大会、周年申报表和决议，跟记录核对，尚未完成的先标出来
- 登记册、决议和会议记录簿搬进你的仪表板，公司注册处的每个日期都有人跟
为何选 OCTIS
由我们写信给现任秘书
你只要给我们姓名、电话和电邮，再签一份授权书。不用跟对方开口，也不用解释为何要走。
记录完整地搬过来
我们向离任秘书取回法定登记册和会议记录簿，搬进你的仪表板，可搜索、随时打开。你不用重新输入。
辞任和委任通知公司注册处
我们协调离任秘书辞任和我们的委任，并在 15 天限期内以 ND2A 表格通知公司注册处。离任秘书确认后通常需要数天，这部分要看对方的进度。
从第一天起每个日期都有人跟
换秘书，期限不会暂停。仍未到期的事项都有人跟，每个期限前都会提醒你。
为本来就要换手的公司而设
现任秘书很难联络
电邮没人回，只有期限前才收到消息。之后由我们接手，你不用再追。
换了股东或董事的公司
人事有变，秘书往往也该换。新团队接手之前，我们先核对上一班人留下的记录。
搬了城市或国家的公司
你在隔壁时，旧秘书很方便。我们全程在网上交接，距离不再是问题。
办理流程
四步转过来
01
发来现在的账单
用 WhatsApp 发来你现在付给秘书的账单，拍张照就行。我们按它报价，最高省 30%，至 2026 年 12 月 31 日。
02
签一份授权书
你把现任秘书的姓名、电话和电邮给我们，再用电子方式签一份授权书。你要做的就这些。
03
我们联系你现任的秘书
我们写信给对方，取回登记册和会议记录簿，并协调对方辞任和我们的委任，在 15 天内以 ND2A 表格通知公司注册处。30 天退款保证，有效至我们首次联系对方为止。
04
先检视这一年，日期由我们跟
我们把已申报的和要申报的逐项核对、标出未完成的，并搬入你的记录。之后每个日期从第一天起都有人跟。
换手不该漏掉任何一项申报
委任可以转移，之前发生的事却不会因此消失。核对不能改变过去，但跳过核对，只是让你日后才发现，而且是按公司注册处的时间表，不是你的。我们在交接期间就核对，趁还来得及申报。
立即转过来
其他服务也一并转过来
会计和税务，同样按你现在的账单报价，最高省 30%，至 2026 年 12 月 31 日。
干净的交接要做对什么
年中交接要做对的四件事
1看记录，不是听说法
今年实际申报了什么，在接手时核对，而不是只听离任秘书说一切妥当。
2辞任与委任，已提交
离任秘书辞任，我们获委任，更换须在 15 天内以 ND2A 表格通知公司注册处。这部分只是文书工作。
3未完成的，都完成
今年的周年大会、周年申报表，或已签署但可能未提交的决议，都会标出并处理，不会默默带过去。
4责任没有中断
根据《公司条例》（第 622 章），合规责任在公司和董事身上，不是持有委任的人。换秘书，改变的是之后由谁申报，并不会把公司在转换当日的状况归零。
常见问题
换秘书时，怎么知道哪些已经申报了？
接手时，我们先检视你的申报状况，把尚未完成的标出来，而不是假设离任秘书的说法完整无误。在宣布交接完成之前，你会看到哪些已确认完成、哪些仍未完成。
交接时发现有逾期项目怎么办？
它会在交接过程中被标出并处理，不会阻止转换，也不会被隐瞒。趁转换时发现，正是核对的目的；否则就是日后发现时，已经逾期。
我要自己通知现任秘书吗？
不用。你把对方的姓名、电话和电邮给我们，我们亲自写信给他们，并附上你签署的授权书。我们向对方取回法定记录，并与公司注册处协调对方辞任和我们的委任。你不用向对方开口、不用解释为何要走，也不用追任何人。
转过来我要做什么？
三件事，其中一件可选。告诉我们现任公司秘书是谁，包括姓名、电话和电邮。以电子方式签一份授权书。有的话，可以另外上传最新的周年申报表和经审计账目；没有也不要紧，我们会向离任秘书取回。之后的一切由我们处理。
转过来后改变主意，可以退款吗？
可以，但有限度。转公司秘书到 OCTIS，受我们的 30 天退款保证保障。须在购买后 30 天内以书面提出，并在我们首次联系离任秘书、开始转换之前。之后交接和接手的成本已经开始，保证就不再适用。
现任秘书做得不错，还需要转吗？
如果现任秘书做得好，而你对其他后台服务也没有兴趣，为转而转并不值得。这项服务适合本来就要换手的公司，或想把秘书、会计和税务放在同一处的公司。