本課程 · 第 6/6 課
簡單來說
至少要備存成員登記冊、董事、秘書和經理登記冊，以及實益擁有人登記冊；發行債券的公司還要有債券持有人登記冊。登記冊通常放在註冊辦事處，必須及時更新。法令也要求保存會議記錄和財務記錄。
根據《2016年公司法令》，公司要備存：
| 登記冊 | 條文 | 變更通知期限 |
|---|---|---|
| 成員登記冊（姓名、地址、股份詳情；成員超過50人還要備索引，第52條） | 第50、51條 | 14天內通知大馬公司委員會（SSM） |
| 董事、經理和秘書登記冊 | 第57、58條 | 14天內通知 SSM |
| 實益擁有人登記冊（自2024年4月1日起新增） | 第60B條 | 14天內通知 SSM |
| 債券持有人登記冊（發行債券的公司） | 第60條及相關條文 | 按各自條文 |
另外要保存董事會和成員會議的會議記錄與決議，以及財務記錄（第245條）。
放在哪裏。放在註冊辦事處，除非已通知 SSM 改放大馬境內其他地點（第47和54條）。有些登記冊必須開放給成員或公眾查閱（例如第55條）。
小提示
- 登記冊要在變更當天更新，不要拖到年底。
- 簽署的決議和股份轉讓表格要放在一起。
- 更換秘書時，要把登記冊交給新秘書。
沒有備存或更新登記冊，公司和高級職員都可能犯罪。實益擁有人登記冊的罰款是最高 RM20,000，持續違規每日另罰最高 RM500（第60B(6)條）；其他登記冊的罰則則按各自條文的規定。
法律依據與資料來源
法律依據
- Companies Act 2016, s.50
- Companies Act 2016, s.57
- Companies Act 2016, s.60B
- Companies Act 2016, s.245
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