本課程 · 第 6/6 課
簡單來說
要。關閉或註銷公司，並不代表不用留記錄。第245(3)條要求至少保存七年，公司被除名後董事和高級職員的責任依然存在，內陸稅收局（LHDN）也可以審查過去的年度。結束之前，先決定誰來保管記錄、保管多久。
解散令公司不復存在，但過往年度的問題仍可能出現，來自內陸稅收局（LHDN）、債權人、前員工或清盤人。
法律怎麼說
| 情況 | 誰保存 | 保存多久 | 條文 |
|---|---|---|---|
| 任何公司的交易記錄 | 公司；公司結束後，實際上由前董事保管 | 交易完成後七年 | 《2016年公司法令》第245(3)條 |
| 稅務文件 | 納稅人 | 有關課稅年結束後七年 | 《1967年所得稅法令》第82A條 |
| 公司清盤 | 清盤人 | 自解散起五年，之後帳簿和文件可以銷毀 | 《2016年公司法令》第518(2)條 |
被除名（struck off）的情況不一樣：
- 公司被除名後即告解散，但每名董事、高級職員和股東的責任繼續存在，可以如同公司沒有解散一樣被追究（第554條）
- 因除名而受損的人，可在七年內向法庭申請恢復公司註冊（第555條）
法令沒有指明誰必須保管已除名公司的記錄，所以最穩妥的做法，是由前董事在整個期間內保管。
結束之前的實際步驟
- 確保所有財務報表和報稅表都已按時交妥
- 清償負債，清掉董事往來帳
- 為分類帳、銀行月結單和重要文件做完整的電子備份
- 指定一名負責保管檔案的人，並註明存放地點
- 檔案至少保存七年；合約、產業或有爭議的，保存更久
存儲的費用，遠低於日後為應付 LHDN 查詢而重建記錄，所以不要提早銷毀。
法律依據與資料來源
法律依據
- Companies Act 2016, s.245(3)
- Companies Act 2016, ss.518(2), 554, 555
- Income Tax Act 1967, s.82A
以上為給企業東主的一般資訊，並不構成法律、稅務或專業意見。規例或會更改，行事前請先查閱原始資料，或諮詢持牌專業人士。
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