Adakah syarikat Hong Kong wajib menyimpan rekod perakaunan mengikut undang-undang?

Seksyen 373 menetapkan tanggungjawab ini. Rekod mesti cukup baik untuk:

• menunjukkan dan menerangkan transaksi syarikat;
• mendedahkan, dengan ketepatan yang munasabah dan pada bila-bila masa, kedudukan kewangan dan prestasi kewangannya; dan
• membolehkan pengarah menyemak bahawa penyata kewangan mematuhi Ordinan itu.

Tanggungjawab ini terpakai kepada setiap syarikat, termasuk syarikat yang tidak berniaga, syarikat yang layak membuat pelaporan ringkas, atau syarikat yang tidak aktif (syarikat dorman dikecualikan daripada audit tetapi tetap mesti menyimpan rekod). Tanggungjawab ini terletak pada pengarah, bukan pada pemegang buku luar atau setiausaha syarikat, walaupun pengarah boleh mewakilkan kerja itu.

Secara berasingan, sesiapa yang menjalankan perniagaan di Hong Kong, termasuk pemilik tunggal dan perkongsian, mesti menyimpan rekod pendapatan dan perbelanjaan di bawah seksyen 51C Inland Revenue Ordinance (Cap. 112, Ordinan Hasil Dalam Negeri Hong Kong) supaya keuntungan boleh taksir dapat dikira. Kegagalan berbuat demikian tanpa alasan yang munasabah boleh dikenakan denda sehingga HK$100,000.

Tanggungjawab syarikat tidak dipenuhi dengan menyimpan penyata bank di dalam laci. Rekod perlu disusun supaya pengarah, juruaudit atau Inland Revenue Department (IRD, Jabatan Hasil Dalam Negeri Hong Kong) dapat menjejaki mana-mana catatan sehingga ke dokumen asalnya. Senarai penuh penalti ada dalam jawapan mengenai penalti kerana tidak menyimpan rekod perakaunan.

Ini maklumat am, bukan nasihat undang-undang dan bukan pengganti audit berkanun anda.