香港私人公司每年一定要开周年大会（AGM）吗？哪些情况可以免开？

时间

不是公众公司附属公司的私人公司，须在会计参照期结束后9个月内举行周年大会（即年度股东大会）。第一个会计期超过12个月的，限期是成立一周年后9个月，或该会计期结束后3个月，以较迟者为准。

不用开周年大会的情况

• 周年大会的全部事项以书面决议处理，并已把所需文件送交每位成员（第612(1)条）。
• 公司只有一名成员（第612(2)(a)条）。
• 公司是不活动公司（第611条）。
• 全体成员同意免开周年大会（第613条）。

周年大会一般做什么

成员收取财务报表，以及（如适用）董事报告和核数师（即审计师）报告，并处理委任审计师、重选董事等事项。

记录

会议记录和决议记录至少保存10年。

全体成员同意免开（第613条）

• 全体成员同意的，可以通过书面决议或在股东大会上决定免开周年大会。
• 决议通过后15日内交给处长。
• 免开安排适用于有关年度和以后的年度，公司仍须把财务报表送给成员。
• 日后任何成员都可以要求公司就某一年度召开周年大会，公司也可以通过普通决议撤销免开安排。

别和周年申报表（俗称“年审”）混淆

周年大会与周年申报表是两回事：周年大会跟会计期挂钩，周年申报表则跟公司成立周年日挂钩。