董事貸款和董事往來帳要怎麼記？

是什麼

董事往來帳是一個分類帳戶，顯示公司欠董事多少（貸方餘額），或董事欠公司多少（借方餘額）。

良好做法

• 每筆轉帳記錄日期、金額和原因
• 把薪水、股息和貸款分開，它們的處理方式不同
• 董事借給公司的錢，保留貸款協議，訂明利息和還款等條款
• 每月檢視餘額
• 盡可能在年底前清掉借方餘額

法律上要小心

禁止什麼：《2016年公司法令》第224條禁止公司借錢給公司或關聯公司的董事，或為董事的貸款作擔保；第225條限制借錢給與董事有關聯的人。

三項例外：

• 為公司目的而支出的費用所撥出的款項
• 借給全職受僱董事的購屋貸款
• 公司批准的員工貸款計劃下的貸款

追認與還款期限：前兩項須事先得到公司批准；私人公司可在六個月內追認，未獲批准的貸款須在12個月內還清。

罰則：董事批准被禁止的貸款，屬於罪行，可被監禁最長五年、罰款最高 300萬令吉，或兩者並罰。

獲豁免的私人公司（exempt private company）不受這兩條約束。

公司要借錢給董事，或替董事付個人帳單之前，請先徵詢意見。

分錄例子

其他影響

• 無法解釋的提款，可能被視為酬金或股息，帶來稅務後果
• 董事借給公司的錢是負債，要列在資產負債表上
• 財務報表必須披露關聯方餘額

整理好的往來帳，能避開審計和稅務上常見的麻煩。