本課程 · 第 6/9 課
簡單來說
可以，但要符合條件：電子記錄必須完整、可讀、方便調閱，並能轉換成書面。原本就是電子形式的發票（如電子發票）可只存電子檔；紙本原件掃描存檔的，按《所得稅法令》第82A(4)條仍須保留紙本原件。
大馬法律並沒有規定一定要用紙本，但設了條件。
| 法律 | 規定 | 條文 |
|---|---|---|
| 《2016年公司法令》 | 第245條沒有指定記錄的載體，只要求記錄能說明交易、足以編製真實公允的財務報表，並能接受審計 | 第245條 |
| 《1967年所得稅法令》 | 以電子形式保存的記錄，必須保持可用電子方式讀取，容易調閱，並能轉換成書面。如果文件原本是紙本、之後才轉成電子檔，紙本原件必須保留 | 第82A(4)條 |
| 內陸稅收局（LHDN）裁決 | 發票等原件如果本來就是電子形式，可以保持電子形式。會計系統的說明文件，如會計手冊和會計科目表，也要一併保留 | 《公共裁決4/2000》 |
電子存檔的好習慣：
- 收到紙本單據後盡快掃描，畫質要清楚，因為熱敏紙收據幾個月就會褪色
- 統一命名（日期、供應商、金額）
- 至少備份兩份，其中一份放在辦公室以外
- 控制誰能修改或刪除記錄，並保留修改痕跡（audit trail）
- 需要時，能在大馬境內列印或匯出
通過 LHDN MyInvois 系統開出的電子發票，本身就是電子檔，已經是以電子形式保存。
設備壞了、檔案丟失，不能當作應付查核的理由，所以要定期測試備份能不能還原。
法律依據與資料來源
法律依據
- Companies Act 2016, s.245
- Income Tax Act 1967, s.82
以上為給企業東主的一般資訊，並不構成法律、稅務或專業意見。規例或會更改，行事前請先查閱原始資料，或諮詢持牌專業人士。
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