Bolehkah Rekod Perakaunan Hong Kong Disimpan Secara Digital atau Diimbas?

Undang-undang syarikat (s.376). Rekod perakaunan boleh disimpan dalam bentuk salinan cetak atau elektronik. Jika elektronik, syarikat mesti dapat menghasilkannya semula dalam bentuk salinan cetak. Jika rekod tidak berada dalam buku berjilid, syarikat mesti mengambil langkah berjaga-jaga yang mencukupi terhadap pemalsuan dan memastikan sebarang pemalsuan dapat dikesan. Pelanggaran peraturan ini ialah satu kesalahan oleh syarikat dan orang yang bertanggungjawab (denda tahap 3, sehingga HK$10,000).

Cukai (risalah IRD mengenai rekod elektronik). IRD menerima buku akaun elektronik dan dokumen sumber yang diimbas jika:

• maklumat kekal lengkap dan tidak berubah selepas diimbas;
• ia boleh dipaparkan dalam bentuk yang boleh dibaca;
• rekod disimpan dalam format asal, atau dalam format yang mewakili asal dengan tepat;
• butiran yang menunjukkan asal, destinasi serta tarikh dan masa rekod disimpan; dan
• pengimbasan dan penyimpanan dibuat atau diselia oleh orang yang bertanggungjawab, terutamanya sebelum dokumen asal dimusnahkan.

Anda tidak perlu memohon kepada IRD sebelum beralih kepada digital.

Petua praktikal: simpan imbasan dalam sistem yang akses kepadanya dikawal dan ada sandaran, dan jangan hancurkan dokumen asal sehingga anda memastikan imbasan itu lengkap dan boleh dibaca.