Berapa Lama Syarikat Hong Kong Mesti Menyimpan Rekod Perakaunan? (7 Tahun)

Undang-undang syarikat (s.377). Syarikat mesti menyimpan rekod perakaunannya selama 7 tahun selepas tamat tahun kewangan yang berkaitan dengan catatan terakhir di dalamnya. Pengarah yang gagal mengambil semua langkah yang munasabah untuk mematuhinya boleh didenda HK$300,000, dan didenda serta dipenjara sehingga 12 bulan jika kegagalan itu disengajakan. Pembelaan yang boleh digunakan ialah menunjukkan bahawa anda mempunyai sebab yang munasabah untuk percaya bahawa seseorang yang cekap dan boleh dipercayai bertanggungjawab dan mampu melakukan kerja itu.

Undang-undang cukai (s.51C). IRD menyatakan rekod perniagaan mesti disimpan sekurang-kurangnya 7 tahun selepas transaksi yang berkaitan selesai.

Kedua-dua tempoh bermula pada titik yang berbeza, jadi pendekatan yang selamat ialah menyimpan setiap rekod sehingga tarikh yang lebih lewat daripada kedua-duanya telah berlalu. Contoh: bagi invois dalam tahun kewangan yang berakhir 31 Mac 2027, tempoh undang-undang syarikat berlarutan sehingga 31 Mac 2034. Peraturan mudah yang diamalkan ramai perniagaan ialah: simpan semuanya selama tujuh tahun penuh selepas tamat tahun kewangan di mana dokumen itu digunakan.

Rekod bagi aset atau kontrak yang masih berjalan (misalnya pajakan atau pinjaman) wajar disimpan lebih daripada tujuh tahun, kerana anda mungkin masih memerlukannya untuk membuktikan kedudukan anda.