Berapa tahun syarikat di Malaysia mesti simpan rekod perakaunan?

Dua undang-undang menetapkan tempoh simpan rekod, dan kedua-duanya tujuh tahun, tetapi tarikh mula mengiranya berbeza:

Akta Syarikat 2016: Seksyen 245 menetapkan rekod mesti disimpan selama tujuh tahun selepas transaksi atau operasi yang direkodkan itu selesai. Tempoh bermula apabila transaksi selesai, bukan pada hujung tahun kewangan.

Cukai pendapatan: seksyen 82A Akta Cukai Pendapatan 1967 mewajibkan sesiapa yang perlu menghantar borang nyata cukai menyimpan dokumen yang mencukupi selama tujuh tahun dari hujung tahun taksiran itu. Ketetapan Umum LHDN 4/2000 juga menetapkan tujuh tahun untuk syarikat. Contoh dalam ketetapan itu: bagi tahun kewangan berakhir 30 Jun 2002, dokumen disimpan sehingga 31 Disember 2009. Jika borang dihantar lewat, tujuh tahun dikira dari hujung tahun borang itu dihantar. Jika ada rayuan terhadap taksiran, simpan rekod sehingga rayuan diputuskan sepenuhnya.

Perkara praktikal:

• Ikut tempoh yang tamat paling lewat supaya kedua-dua peraturan dipatuhi
• Simpan rekod barang tahan lama (harta, pinjaman, modal syer, kontrak) lebih daripada tujuh tahun, kerana anda akan memerlukannya untuk membuktikan pemilikan atau kos
• Jangan buang rekod semasa pertanyaan, audit atau pertikaian dengan Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) masih berjalan
• Syarikat yang sudah ditutup masih perlu menyimpan rekod: penghapusan daripada daftar Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM) tidak menamatkan kewajipan itu dan liabiliti pengarah berterusan (seksyen 554 Akta Syarikat 2016)

Memusnahkan rekod terlalu awal boleh menjadi satu kesalahan, jadi sediakan jadual penyimpanan secara bertulis dan semaknya setiap tahun.