Di mana syarikat di Malaysia mesti menyimpan rekod perakaunan?

Seksyen 245 Akta Syarikat 2016 menetapkan tiga peraturan, termasuk sama ada rekod boleh disimpan di luar negara:

• Lokasi: di pejabat berdaftar atau mana-mana tempat lain yang pengarah fikirkan sesuai, seperti pejabat akauntan atau akaun awan (cloud) yang selamat
• Akses: pengarah mesti dapat memeriksanya pada bila-bila masa, jadi rekod tidak boleh disorokkan daripada pengarah
• Operasi luar negara: jika syarikat mempunyai operasi di luar Malaysia, rekod bagi operasi itu boleh disimpan di luar negara, tetapi pulangan yang menunjukkan kedudukan dengan secukupnya mesti dihantar ke Malaysia dan disimpan di sini

Pendaftar juga boleh menghendaki rekod yang disimpan di luar negara dikemukakan di Malaysia, atau menetapkan bentuk rekod yang disimpan di Malaysia.

Jika penyimpan buku atau akauntan anda yang memegang rekod:

• Pastikan satu salinan sentiasa boleh diakses oleh pengarah
• Jangan benarkan pembekal perkhidmatan menahan rekod anda sebagai tekanan semasa pertikaian; simpan salinan sandaran sendiri
• Syarikat milik asing yang pasukan kewangan kumpulannya di luar negara masih perlu menyimpan set lengkap yang boleh diakses di Malaysia

Mahkamah juga boleh membenarkan juruaudit syarikat yang diluluskan memeriksa rekod bagi pihak pengarah yang memintanya.